O ICMS por substituição tributária, conhecido como ICMS-ST, é uma das áreas que mais geram pagamento indevido no varejo brasileiro. O imposto é cobrado antecipadamente, sobre um preço estimado, e muitas empresas acabam pagando de novo na venda, ou pagando sobre uma base maior do que a real.
Neste artigo explicamos como o ICMS-ST funciona e as três situações mais comuns em que o comerciante tem valores a recuperar.
Resumo rápido: no ICMS-ST, o fornecedor (normalmente a indústria ou o importador) recolhe o ICMS de toda a cadeia de uma vez, com base em um preço de venda presumido. O comerciante que revende não paga de novo. As principais oportunidades de recuperação são: (1) empresas do Simples que pagam ICMS no DAS sobre produtos com ST; (2) venda por preço menor do que o presumido; (3) ICMS-ST incluído na base do PIS e da Cofins.
O que é ICMS por substituição tributária?
Na substituição tributária, o Estado escolhe um contribuinte da cadeia, geralmente o primeiro, para recolher o ICMS que seria devido em todas as etapas seguintes. É por isso que se diz que o fornecedor “substitui” os demais.
Como ainda não se sabe por quanto o produto será vendido ao consumidor final, o imposto é calculado sobre um preço presumido, formado pelo valor da operação mais uma margem fixada pelo Estado (a MVA, Margem de Valor Agregado) ou por uma pauta fiscal.
Produtos comumente sujeitos ao ICMS-ST incluem combustíveis, bebidas, cigarros, autopeças, materiais de construção, produtos de limpeza, perfumaria e eletrônicos. A lista varia de Estado para Estado e é definida por convênios e protocolos do Confaz e pela legislação estadual.
Situação 1: Simples Nacional pagando ICMS em duplicidade
O DAS do Simples Nacional inclui uma parcela de ICMS. Quando a empresa revende um produto cujo ICMS já foi recolhido por substituição tributária, ela deve informar essa receita separadamente no PGDAS-D. Assim, o sistema retira a parcela de ICMS dessas vendas (Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 4º-A).
Se a segregação não é feita, a empresa paga o ICMS duas vezes: uma vez embutido no preço de compra (recolhido pelo fornecedor) e outra dentro do DAS.
Esse é, de longe, o caso mais frequente. E costuma vir acompanhado do mesmo erro com PIS e Cofins de produtos monofásicos, que explicamos no artigo sobre produtos monofásicos no Simples Nacional.
Situação 2: venda por preço menor do que o presumido
Imagine que o Estado presumiu que um produto seria vendido por R$ 100, e o ICMS-ST foi recolhido sobre esse valor. Mas a loja, em promoção, vendeu por R$ 80. O imposto foi pago sobre R$ 20 que nunca existiram.
O Supremo Tribunal Federal decidiu, no Tema 201 da repercussão geral (RE 593.849), que o contribuinte tem direito à restituição da diferença do ICMS pago a mais quando a base de cálculo efetiva da venda for inferior à presumida.
Alguns pontos importantes sobre essa tese:
- A decisão foi modulada: vale para os processos que já estavam em andamento na época do julgamento e para fatos geradores posteriores a ele.
- O pedido é feito ao Estado, seguindo as regras e os procedimentos da legislação estadual, o que exige controle preciso das vendas e das notas de entrada.
- O tema tem também o “lado inverso”: quando a venda é feita por valor maior do que o presumido, parte dos Estados passou a exigir a complementação do imposto. Por isso, a análise precisa olhar as duas pontas antes de qualquer pedido.
Situação 3: ICMS-ST na base do PIS e da Cofins
Empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real que compram mercadorias com ICMS-ST costumavam incluir esse imposto no custo e, consequentemente, na base de cálculo do PIS e da Cofins.
O Superior Tribunal de Justiça decidiu, no Tema 1.125 dos recursos repetitivos, que o ICMS-ST pode ser excluído da base de cálculo do PIS e da Cofins devidos pelo contribuinte substituído. A decisão foi modulada: vale a partir de 14 de dezembro de 2023, ressalvadas as ações judiciais e os processos administrativos que já estavam em curso antes do julgamento.
Essa tese é parente próxima da chamada Tese do Século, que retirou o ICMS próprio da base do PIS e da Cofins.
Como saber se a sua empresa tem valores a recuperar?
A análise passa por algumas etapas:
- Identificar os produtos com ST a partir das notas fiscais de entrada (CFOP, CST e NCM).
- Conferir como as vendas foram declaradas no PGDAS-D ou nas obrigações do regime normal (EFD ICMS/IPI e EFD-Contribuições).
- Comparar preço presumido e preço praticado, quando a tese do Tema 201 for relevante para o negócio.
- Calcular os valores mês a mês, respeitando o prazo de cinco anos.
- Escolher o caminho: retificação e pedido administrativo, ou ação judicial quando houver resistência do Fisco.
Perguntas frequentes
Quem paga o ICMS-ST?
Quem recolhe é o substituto tributário, geralmente a indústria, o importador ou o distribuidor. Mas o valor é repassado no preço, então quem arca economicamente é a cadeia, até o consumidor.
Empresa do Simples Nacional paga ICMS-ST?
Pode pagar como substituta, quando ela própria é a responsável pelo recolhimento. Quando ela é a revendedora (substituída), não deve pagar de novo o ICMS dessas vendas dentro do DAS.
Qual o prazo para pedir a restituição do ICMS-ST?
Em regra, cinco anos contados do pagamento indevido, conforme o Código Tributário Nacional. Vale lembrar que cada Estado tem procedimento próprio para o pedido.
O ICMS-ST vai acabar com a Reforma Tributária?
O ICMS será reduzido gradualmente entre 2029 e 2032 e extinto em 2033, substituído pelo IBS. Até lá, a substituição tributária continua valendo. Veja o cronograma em Reforma Tributária: o que muda e quando.
Este conteúdo tem caráter exclusivamente informativo e não substitui a análise de um caso concreto por advogado. As informações refletem a legislação e a jurisprudência disponíveis na data de publicação.
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