Produtos monofásicos no Simples Nacional: sua empresa pode estar pagando PIS e Cofins em dobro

Se a sua empresa é do Simples Nacional e vende medicamentos, cosméticos, autopeças, pneus ou bebidas, existe uma chance real de que ela esteja pagando PIS e Cofins sobre produtos que já foram tributados lá atrás, na indústria. É um dos erros mais comuns na apuração do Simples, e ele costuma passar anos sem que ninguém perceba.

A boa notícia é que esse valor pago a mais pode ser recuperado, em regra, referente aos últimos cinco anos.

Resumo rápido: no regime monofásico, o PIS e a Cofins são cobrados de uma só vez, do fabricante ou importador, com alíquota maior. O comerciante que revende esses produtos não deve pagar de novo. No Simples Nacional, isso é feito separando essas receitas na hora de declarar o faturamento. Quando a separação não é feita, a empresa paga em duplicidade.

O que é tributação monofásica?

Normalmente, o PIS e a Cofins incidem em cada etapa da cadeia: a indústria paga, o distribuidor paga, o varejista paga. Na tributação monofásica, a lei concentra toda a cobrança em um único ponto, geralmente o fabricante ou o importador, que recolhe uma alíquota mais alta. Em troca, as etapas seguintes (atacado e varejo) ficam com alíquota zero sobre a revenda.

O governo faz isso em setores com muitos revendedores e poucos fabricantes, porque é mais fácil fiscalizar poucas indústrias do que milhares de lojas.

Quais produtos são monofásicos?

A lista é definida por lei e identificada pelo código NCM de cada produto. Os grupos mais comuns são:

Na prática, supermercados, mercearias e lojas de conveniência também vendem muitos itens monofásicos (xampu, sabonete, creme dental, bebidas), mesmo que esse não seja o “carro-chefe” do negócio.

Atenção: não basta o produto “parecer” do grupo. O que define é o NCM que consta na nota fiscal de compra. Por isso a análise é feita item a item.

Por que empresas do Simples pagam a mais?

O Simples Nacional reúne vários tributos em uma guia única, o DAS. O percentual do DAS já inclui uma fatia de PIS e uma fatia de Cofins. A Lei Complementar 123/2006 (art. 18, § 4º-A) permite que a empresa informe separadamente as receitas de produtos monofásicos no PGDAS-D, o sistema de cálculo do Simples. Quando isso é feito, o sistema retira automaticamente a parcela de PIS e Cofins dessas vendas.

O problema é que muitos sistemas de gestão e muitas rotinas contábeis lançam todo o faturamento como “revenda de mercadorias” comum, sem segregar. O resultado é o pagamento em duplicidade: a indústria já pagou e o revendedor paga de novo dentro do DAS.

Quanto dá para recuperar?

Depende do faturamento e da proporção de produtos monofásicos nas vendas. Em farmácias e autopeças, onde a maior parte do estoque é monofásica, o valor costuma ser relevante.

Um exemplo simplificado: uma farmácia que fatura R$ 100 mil por mês, com 80% das vendas em itens monofásicos, pode ter pago a mais, ao longo de cinco anos, um valor que chega a dezenas de milhares de reais. O número exato só aparece depois do cruzamento das notas fiscais com as declarações do Simples.

O prazo para pedir a restituição é de cinco anos contados de cada pagamento (art. 168 do Código Tributário Nacional). Isso significa que, a cada mês que passa, um mês antigo deixa de ser recuperável.

Como funciona a recuperação na prática?

1. Levantamento das notas fiscais de venda (XML) dos últimos cinco anos.
2. Classificação dos produtos pelo NCM, separando o que é monofásico do que é tributação normal.
3. Recálculo de cada mês do Simples Nacional com a receita segregada.
4. Retificação das declarações no PGDAS-D e pedido de restituição ou compensação junto à Receita Federal.
5. Correção da rotina para que os próximos meses já sejam declarados corretamente.

Em situações em que a via administrativa não resolve, ou quando há divergência sobre a classificação de algum produto, o caminho pode ser judicial.

O mesmo vale para o ICMS-ST

O raciocínio é parecido para produtos com ICMS por substituição tributária: o imposto já foi recolhido antecipadamente pelo fornecedor, e o comerciante do Simples não deve pagar a parcela de ICMS do DAS sobre essas vendas. Explicamos esse ponto em detalhe no artigo sobre ICMS-ST e como recuperar valores pagos a mais.

E com a Reforma Tributária?

A partir de 2027, o PIS e a Cofins serão substituídos pela CBS. Isso não apaga o direito sobre o que já foi pago a mais: os pagamentos feitos até lá continuam sujeitos ao prazo de cinco anos. Mas significa que não haverá novos valores sendo gerados depois da transição, e o estoque recuperável vai diminuindo mês a mês. Veja o cronograma completo no nosso artigo sobre a Reforma Tributária.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional pode recuperar PIS e Cofins de produtos monofásicos?

Sim. A própria Lei Complementar 123/2006 prevê a segregação dessas receitas. Se ela não foi feita, a empresa pode retificar as declarações e pedir a restituição do que pagou a mais nos últimos cinco anos.

Preciso entrar com processo judicial?

Na maioria dos casos, não. A retificação do PGDAS-D e o pedido de restituição são feitos administrativamente. A via judicial fica reservada para situações de divergência com o Fisco.

Recuperar os valores pode gerar fiscalização?

A retificação é um procedimento previsto em lei. O importante é que o levantamento seja bem documentado, com as notas fiscais e a classificação de cada NCM, para que tudo seja comprovável se a Receita pedir explicações.

Empresa do Lucro Presumido também tem esse problema?

Também pode ter, mas a forma de correção é diferente, porque o PIS e a Cofins são apurados separadamente, fora do DAS. Veja as diferenças entre os regimes em Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Este conteúdo tem caráter exclusivamente informativo e não substitui a análise de um caso concreto por advogado. As informações refletem a legislação e a jurisprudência disponíveis na data de publicação.

Ficou com dúvidas sobre o tema? A equipe do Halama Advogados e Associados está à disposição para uma conversa. Fale com a nossa equipe.